Assistenz der Geschäftsführung / Backoffice / Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d)

Wir sind Experten in der Vereinsberatung in Deutschland und stolz darauf, über 100 Unternehmer, Immobilienanleger und Privatpersonen bei der Gründung privatnütziger Vereine begleitet zu haben, um ihr Vermögen zu schützen, die Nachfolge zu planen und ganz nebenbei massiv Steuern zu sparen.

Jetzt suchen wir eine zuverlässige und organisierte Unterstützung für den Bereich Büromanagement, die uns bei der Organisation & Planung des Betriebs sowie bei der Optimierung von Betriebsprozessen unterstützt.

Die Aufgabe richtet sich an Personen, die klare Strukturen mögen, Verantwortung übernehmen und dafür sorgen, dass Abläufe sauber und zuverlässig funktionieren.

Deine Aufgaben

• Ausführung klassischer kaufmännisch-verwaltender und organisatorischer Tätigkeiten: z. B. Aufträge bearbeiten, Personalakten anlegen, Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Lagerbestände überwachen, Belege erfassen usw.

• Übernahme von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten: z.B. Reservierungen, Reise- und Hotelorganisation, Online-Bestellungen, Paketannahme, Post- und Logistikaufgaben, Durchführung von Botengängen, Organisation von Dienst- und Privatfahrten

• Terminplanung für das Team und die Geschäftsführung

• Direkter und telefonischer Kundenkontakt bei organisatorischen Themen

• Planung, Organisation und Verwaltung von Terminen und To-Do-Listen

• Sicherstellung von Ordnung im Büro und Arbeitsumfeld

Gehalt

3.500 Euro pro Monat (brutto) bei einer 40-Stunden-Woche.

Weiterentwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in den nächsten Jahren sind vorhanden.

Die Einarbeitungsphase dauert in der Regel 2–4 Monate.

Was dich erwartet

• Langfristige Perspektive: Jede Person, die wir einstellen, soll langfristig mit uns arbeiten. Das Ziel jeder Einstellung ist eine unbefristete Übernahme.

• Strukturierte Arbeitsumgebung: Du arbeitest in einem systematisch organisierten Umfeld mit klaren Prozessen und festen Aufgaben.

• Sicherer Arbeitsplatz: Verlass dich auf die Sicherheit und Beständigkeit unseres Unternehmens bei der Arbeitsplatzwahl.

• Realistische Aufstiegschancen: Über die nächsten Jahre werden wir weiter wachsen. Daher benötigen wir weitere Experten und/oder Führungskräfte.

Stellenanforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium im Bereich BWL

• Saubere und fehlerfreie schriftliche Ausdrucksform in Deutsch

• Sicherer Umgang mit Google Workspace (Docs, Sheets, Drive etc.)

• Digitale Kompetenz und Organisationstalent

• Kommunikationssicherheit im Umgang mit digitalen Tools (E-Mail, Slack, WhatsApp)

Was du mitbringen solltest

• Du arbeitest lieber nach bewährten Verfahren als im improvisierten Chaos.

• Du legst Wert auf Klarheit, Ordnung und Verantwortlichkeit – Du willst sehen, wie Dinge sauber erledigt werden.

• Du schätzt ein Umfeld mit definierten Aufgaben, überschaubaren Strukturen und erkennbarem Nutzen der täglichen Arbeit.

• Du willst nicht nur „irgendwas machen“, sondern exakt das Richtige zur richtigen Zeit erledigen.